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Personalmangel - Definition, Ursachen und mögliche Lösungen
Personalmangel bestimmt immer öfter die Schlagzeilen. Kein Wunder, denn er wird zu einem immer größeren Problem für Unternehmen in Deutschland. Es fehlen nicht nur Arbeitskräfte in den Bereichen Pflege oder Service. Auch in hochqualifizierten Branchen wie Automotive gibt es personelle Engpässe, wo es sowohl Arbeiter als auch Führungspersonal betrifft. Was die Ursachen für diesen Personalmangel sind, welche Kosten durch eine unbesetzte Stelle entstehen und wie Sie gegensteuern können, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist Personalmangel und wie wird er gemessen
Fachkräftemangel lässt sich mit der sogenannten Vakanzzeit bestimmen. Die Bundesagentur für Arbeit analysiert dies in regelmäßigen Abständen nach Branchen und Regionen sortiert. Dabei bezieht sich die Vakanz auf die Zeit zwischen der Ausschreibung einer Stelle und ihrer erfolgreichen Besetzung. Seit über zehn Jahren steigt diese Zeitspanne kontinuierlich an. Während im Jahr 2007 im Schnitt noch 63 Tage zwischen einem Stellenagebot und abgeschlossenem Arbeitsvertrag lagen, waren es 2019 schon ganze 130 Tage.
Das Institut der deutschen Wirtschaft in Köln hat ermittelt, dass Ende 2020 bereits 195 sogenannte Engpassberufe gab, für die mehr Stellen als Bewerber vorhanden waren. Und diese Entwicklung wird sich weiter fortsetzen, denn Schätzungen gehen davon aus, dass 2040 über drei Millionen Fachkräfte fehlen werden.
Wo liegen die Ursachen für diesen beunruhigenden Trend?
Der demografische Wandel
Die Hauptursache des Personalmangels liegt in der demografischen Entwicklung begründet. Denn Deutschland ist eine Gesellschaft, die immer älter wird. Das bedeutet, dass es in Zukunft immer mehr Rentner und immer weniger Menschen im erwerbsfähigen Alter geben wird. Aktuell gehen viele aus den geburtenstarken Jahrgängen in den Ruhestand und hinterlassen Lücken, die sich mit jungen Leuten nicht mehr schließen lassen.
Eine Prognose von Statista aus dem Jahr 2021 geht davon aus, dass die Bevölkerung im erwerbstätigen Alter im Jahr 2030 auf etwa 46 Millionen sinken wird. Wenn die Entwicklung in diesem Maße weitergeht, werden im Jahr 2060 nur noch knapp 35 Millionen Menschen erwerbsfähig sein. Das ist ein enormer Rückgang, der sich auf die gesamte Volkswirtschaft auswirken wird.
Ein globaler Konkurrenzkampf um die besten Köpfe
Je weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen, desto wertvoller werden diejenigen, die es noch gibt. Gerade in hochspezialisierten Branchen können sich Bewerber ihre Arbeitsstellen mittlerweile aussuchen. Die Zeiten, in denen sich unzählige Bewerber auf eine Stelle bewarben und die Personalabteilung die Wahl hatte, sind lange vorbei. Heute ist es eher umgekehrt und die Unternehmen stehen bei den Bewerbern auf dem Prüfstand. Unattraktive Arbeitsbedingungen, starre Hierarchien, geringes Gehalt, kaum Möglichkeit zu einer gelungenen Work-Life-Balance und zu wenig persönlicher Freiraum können deshalb Gründe sein, warum Bewerber Stellen verschmähen.
Deutsche Unternehmen müssen nicht nur Firmen aus dem Inland ausstechen, sondern sie müssen heute auch gegen Konkurrenz aus dem Ausland bestehen. Denn deutsche Fachkräfte stehen einem Wechsel ins Ausland offen gegenüber, wenn die Stelle den eigenen Bedürfnissen entspricht.
Wer also in alten Strukturen verharrt und das gleiche Personal-Management wie vor zwanzig Jahren betreibt wird heute kaum noch Chancen haben, topqualifizierte Arbeitskräfte in das eigene Unternehmen zu holen und dort zu binden. Mangelnde Flexibilität und fehlender Mut zum Wandel in den Unternehmen können deshalb ebenfalls zum Personalmangel in Deutschland beitragen.
Cost of Vacancy
Personalmangel ist dabei auch ein finanzielles Problem, denn eine unbesetzte Stelle kostet Geld, da jeder fehlende Mitarbeiter die Produktivität reduziert, was den Umsatz schmälert. Diese sogenannte Cost of Vacancy lässt sich formelhaft berechnen: Ausgehend vom Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle, der Wichtigkeit, die sie für das Unternehmen hat und der Vakanzdauer lässt sich errechnen, welche Kosten pro Tag und unbesetzter Stelle für Unternehmen entstehen. Schon bei einem angenommenen Verdienst von 40.000 Euro, einer Wichtigkeit von 3 und einer durchschnittlichen Vakanz von 92 Tagen, kostet jeder Tag, an dem die Stelle nicht besetzt wird, das Unternehmen rechnerisch 480 Euro. Schon das ist Grund genug, jede Stelle so schnell wie möglich zu besetzen.
Doch Cost of Vacancy bezieht sich nicht nur auf finanzielle Nachteile, denn jede unbesetzte Stelle hat weitere Folgen:
Wenn ein wichtiges Teammitglied fehlt, fehlt es auch an Produktivität. Alle anderen müssen mehr arbeiten, was zu Stress führen kann. Mitunter leidet der Kundendienst, da Telefonate nicht rechtzeitig angenommen oder bearbeitet werden können. Das wirkt sich möglicherweise auch auf das Image der Firma aus. Kunden nehmen das Unternehmen vielleicht nicht mehr als zuverlässig und hochwertig wahr und wenden sich ab. Im schlimmsten Fall werden auch Bestellungen nicht rechtzeitig bearbeitet, da nicht genug Personal da ist. Durch die hohe Arbeitsbelastung kommt es oft zu krankheitsbedingten Ausfällen, die die Situation weiter verschlimmern, da so noch mehr Arbeit auf die verbliebenen Teammitglieder verteilt werden muss. Darunter leidet zwangsläufig die Qualität.
Besonders dramatische Folgen hat es, wenn Führungspersonen fehlen. Denn oftmals können die verbliebenen Kollegen die Aufgaben nicht adäquat umsetzen, da sie oft die notwendigen Interna nicht kennen und sie weder die Expertise noch Erfahrung in diesem Bereich haben. Dann kann es zu Fehlern kommen, die komplette Prozesse gefährden. Wenn Chefs für andere Kollegen einspringen müssen, fehlt im Gegenzug die Zeit für wichtige Kundengespräche oder Meetings. Die daraus entstehende Instabilität kann das Image des Unternehmens außen auch bei Jobsuchenden beschädigen. Vielleicht vermuten potenzielle Bewerber, dass es bestimmt Gründe geben muss, warum das Unternehmen so viele unbesetzte Stellen hat, und bewerben sich erst gar nicht. Kurz gesagt: Es ist ein enormer Vorteil, freie Stellen so schnell wie möglich mit qualifiziertem Personal zu besetzen.
Wie lässt sich gegensteuern?
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was Sie angesichts dieser Aussichten tun können, um Personalmangel in Ihrem Unternehmen vorzubeugen. Denn auch wenn Sie keinen Einfluss auf externe Faktoren wie den demografischen Wandel haben, können Sie dennoch einige Dinge tun, um der Situation im eigenen Unternehmen konstruktiv zu begegnen.
Personalmarketing ist heute unerlässlich. Dabei besteht Ihre Aufgabe darin, sich nach außen als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ein positives Unternehmensimage und eine transparente Kommunikation sind dafür wichtige Bausteine. Dafür sollten Sie auch die einzelnen Zielgruppen detailliert ansprechen, denn junge Bewerber legen heute auf andere Dinge Wert als es noch vor einigen Jahren der Fall war.
Das Stichwort heißt Employer Branding. Dabei gehen Sie ähnlich vor wie bei jeder anderen Marketingkampagne auch. Ausgangspunkt ist eine Wettbewerbsanalyse, bei der Sie herausarbeiten, was Ihre Alleinstellungsmerkmale sind. Basierend auf diesen Daten können Sie anschließend gezielte Employer-Branding-Kampagne starten, die langfristig Bewerber erreichen. Das können zum Beispiel Social-Media-Kampagnen, klassische Werbekampagnen oder Messeauftritte sein. Sie sollten außerdem Ihre Stellenanzeigen einem Realitätscheck unterziehen und eventuell anpassen.
Grundvoraussetzung für erfolgreiches Employer Branding ist jedoch, dass die Strukturen und Abläufe in Ihrem Unternehmen auch in der Realität attraktiv sind. Deshalb gehören zu einer erfolgreichen Personalstrategie auch eventuelle Umstrukturierungen und Veränderungen im Unternehmen selbst. Auch wenn es schmerzhaft ist, kann es notwendig sein, sich von alten Strukturen zu lösen und einen Schritt in die Zukunft zu machen. Viele Bewerber legen heute großen Wert auf eine gute Work-Life-Balance und persönlichen Freiraum. Deshalb sollten Sie sich auch stets fragen, wie sie als Unternehmen attraktiver für Fachkräfte werden können.
Dazu gehört auch zwingend ein moderner Führungsstil. Anstelle starrer Hierarchien sind heute zum Beispiel Flexibilität und Transparenz gefragt, um Bewerber für Unternehmen zu begeistern.
Wie Interim-Management bei Personalmangel helfen kann
Und genau hier kommt Interim-Management ins Spiel. Denn oftmals tun sich vor allem mittelständische Unternehmen mit den veränderten Anforderungen enorm schwer. Der neutrale Blick eines Interim-Managers von außen macht es wesentlich leichter, notwendige Veränderungen zu erkennen und anzustoßen.
Denn wenn Unternehmen an ihre Grenzen stoßen und merken, dass sie im Personal Marketing auf eine Krise zusteuern, können die externen Experten auf Zeit wichtige Impulse geben und Fachwissen einbringen, das bisher nicht im Unternehmen vorhanden ist.
Außerdem springen Interim-Manager ein, wenn es einen Personalausfall in der Führungsetage gibt. Sie übernehmen nahtlos fachbezogene Aufgaben und sorgen dafür, dass alles weiterhin reibungslos läuft.
Aber Interim-Management kann auch genau die Maßnahmen ergreifen, die nötig sind, um dem Personalmangel im Unternehmen konstruktiv zu begegnen. Eine konkrete Aufgabe für einen Interim-Manager könnte etwa eine neue interne und externe Kommunikations-Strategie im Personalmarketing sein.
Auch wenn Change-Management benötigt wird, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen, ist Interim-Management eine Lösung. Denn gerade, wenn tiefgreifende Veränderungen innerhalb des Unternehmens nötig sind, um für Fachkräfte interessanter zu sein, können Interim-Manager helfen.
Dem Personalmangel konstruktiv begegnen
Der demografische Wandel ist in vollem Gange und auch die Konkurrenz im Ausland schläft nicht, wenn es um das Abwerben der besten Mitarbeiter geht. Auch wenn Sie darauf wenig Einfluss haben, können Sie dennoch mit wirksamen Maßnahmen gegensteuern, um Ihr Unternehmen möglichst zukunftsfähig und attraktiv für Bewerber zu machen.
Interim-Management erlaubt Ihnen, Fachkenntnis und Expertise auf Zeit ins Unternehmen zu holen und so konkrete Aufgaben schnell und effektiv umzusetzen. Wenn sie weitere Fragen zu Interim-Management, speziell im Bereich Automotive haben, kontaktieren Sie uns gerne per Mail an
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